5 pasos claves de planificación de proyectos para el éxito

Cada proyecto exitoso incluye una fase de planificación. Saltar a cualquier proyecto sin un plan sólido es planificar el fracaso. Si bien hay muchas maneras de planificar un proyecto, un simple proceso de 5 pasos puede mejorar en gran medida las probabilidades de éxito. Habiéndolo demostrado en una amplia gama de proyectos completados con éxito.

Definir el Alcance del Proyecto

Antes de realizar un trabajo directo en el proyecto, es necesario definir claramente el alcance de este. Los proyectos tienden a desviarse del rumbo sin objetivos ni límites precisos. El alcance del proyecto deberá definir el resultado deseado y los límites a considerar en el.

Es importante que todos en la fase de planificación comprendan claramente el alcance del proyecto antes de pasar al siguiente paso del proceso. No es posible determinar las tareas apropiadas sin definir el objetivo.

Organzar y priorizar las tareas del proyecto

Las tareas del proyecto son aquellas cosas que deben completarse durante el proceso de completar el proyecto. Sabrá cuándo su lista de tareas está completa cuando se incluye todo lo necesario para completarlo al 100%.

Éstas deben priorizarse en función del orden requerido o establecido por las etapas del proyecto desde el inicio hasta el fin:

• ¿Qué debe completarse primero?
• ¿Qué sigue lógicamente a continuación?
• ¿Qué tareas se pueden realizar al mismo tiempo?

Este paso se completa cuando se han identificado claramente todas las tareas y se ha establecido el orden de ejecución.

Crear una línea de tiempo

Una línea de tiempo del proyecto sirve como guía general. Este es posiblemente el paso más importante en el proceso de planificación de un proyecto:

• Se determinan las fechas de inicio y finalización del proyecto.
• Se definen las tareas específicas y la cantidad de tiempo asignado a cada miembro del equipo a cargo del proyecto.
• Una línea de tiempo incorrecta da como resultado un proyecto que no se completa a tiempo.

Asignar recursos para cada tarea

Cualquier proyecto digno de planificación requerirá recursos. El hecho de que un proyecto no cumpla con su fecha límite se debe con mayor frecuencia a una mala asignación de recursos.

Los recursos necesarios para completar las tareas del proyecto con frecuencia incluyen:

• Presupuesto: ¿Cuál es el costo financiero de completar todas las tareas?
• Personas: los miembros del equipo y los conjuntos de habilidades necesarios para el éxito.
• Equipo: Esto podría ser cualquier cosa, desde una computadora hasta una grúa.
• Materiales: materiales de construcción, bolígrafos, papel y cualquier otro consumible.
• Instalaciones: ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? ¿Es necesario reservar espacio de oficinas, salas de reuniones u otras instalaciones para completar las tareas?

Comunicarse con los recursos y las partes interesadas

El paso final del proceso de planificación del proyecto es la comunicación. La calidad de la comunicación afecta si una relación prospera o sufre. Esto es tan cierto en la planificación de proyectos como en cualquier otra relación.

Todos los involucrados deben ser conscientes de lo que está sucediendo con respecto al proyecto. Esto incluye:

Las personas involucradas en completar las tareas.

• Los que controlan los recursos necesarios.
• Aquellos con interés en el éxito del proyecto.
• Cuanto antes y con mayor claridad tenga lugar esta comunicación, mejor.

Cada proyecto puede beneficiarse de la aplicación de estos cinco pasos. No importa si este implica construir un rascacielos, crear software o lanzar un nuevo producto o servicio. Cuando los cinco pasos se completan bien, es mucho más probable que se tenga éxito y se complete a tiempo. Utilice estos cinco pasos en la fase de planificación de un próximo proyecto.