5 consejos para llevar a cabo una reunión eficaz

Recibir una invitación a una reunión es a menudo lo último que desea ver aparecer en su agenda. La mayoría de las personas están ocupadas, tienen muchos pendientes y frecuentemente sucede que convocan reuniones para informar sobre lineamientos o decisiones de la empresa poco relevantes para todos los asistentes, convirtiendo las reuniones usualmente en improductivas e ineficientes de utilizar el tiempo de trabajo. Entonces, ¿Cómo cambiar ello?

Las estrategias de reunión efectivas le permiten avanzar proyectos, tomar decisiones de calidad, superar obstáculos e impulsar resultados positivos. Sin embargo, la triste y costosa realidad es que muchas reuniones terminan sin desarrollos significativos o elementos de acción. Esto puede causar frustración entre los asistentes a sus reuniones, ya que comienza a sentir que su valioso tiempo no se utiliza de manera efectiva.

Considere estas estadísticas de Fellow’s Meeting Statistics en 2021: Informe sobre el futuro de las reuniones:

• Las personas asisten a un promedio de 11 a 15 reuniones por semana.
• Las principales preocupaciones de los asistentes a la reunión: actualizaciones de estado, seguidas de digresiones y falta de preparación
• Las reuniones cuestan a las empresas entre $ 43,008 y $ 56,448 por gerente cada año

Entonces, cómo realizar reuniones efectivas que obtengan resultados. Siga estos consejos.

1. Pregúntese: ¿Es necesaria una reunión?:

¿Hay otra opción que sería igual de efectiva? ¿Correo electrónico, chat, una encuesta, etc.? Es posible que pueda obtener el resultado deseado utilizando otro método de comunicación.

2. Redactar y distribuir una agenda: para cada reunión tener un horario escrito permite que todos los asistentes se preparen en consecuencia. De esta manera, saben qué esperar y cómo responder a cada tarea programada.

Puede ser fácil desviarse cuando todos están juntos, pero tener una agenda hará que sea más fácil llevar la discusión de nuevo a las tareas en cuestión.

3. Invitar solo a las personas que tengan necesidad de asistir a la reunión: Si alguien no tiene nada que decir o escuchar, entonces no pertenece a la reunión. Asegúrese de que todos obtengan valor de esa reunión.

4. Asigne roles en la reunión:

Las reuniones efectivas tienen roles designados para los asistentes para garantizar que la discusión se mantenga encaminada y sea productiva. Cada reunión debe tener un facilitador, un cronometrador y un registrador. Asigne a los empleados estos roles al menos con un día de anticipación, para que tengan tiempo de prepararse.

• Facilitador: el rol de esta persona es dirigir la reunión y mover las conversaciones a través de la agenda. La mayoría de las veces es la persona que convocó la reunión, pero puede ser uno de los otros asistentes.
• Cronometrador: El papel del cronometrador es mantener todo en orden para que la reunión termine a tiempo o antes.
• Registrador/escriba: tenga un encargado de notas designado. Estas notas se utilizarán para consultar y actualizar a los asistentes y otros miembros del equipo que dependen de las decisiones o acciones tomadas en la reunión y también para revisión si se programa otra reunión.

5. Terminar la reunión a tiempo y con elementos de acción Es fundamental conseguir finalizar la reunión a tiempo, puntualizando las conclusiones y asignando las responsabilidades para la próxima reunión o discusión de seguimiento. Siempre asegúrese de que cada reunión termine con una comprensión clara de lo que se decidió en la misma, lo que se logró y lo que significará para el futuro de la empresa.

En general, es importante asegurarse de que las reuniones en su negocio sean efectivas y eficientes dado que, las reuniones son costosas, y al evitar reuniones innecesarias, podrá ahorrar dinero y optimizar el tiempo de sus trabajadores, todo ello les permitirá enfocarse en lo trascendente logrando así alcanzar los objetivos y metas de la organización.